Checklist 7 Bước Chuẩn Chứng Từ Xuất Khẩu – Bí Quyết Cho Doanh Nghiệp

1. Kiểm tra thông tin booking và lịch tàu

Trước khi tiến hành các bước khác, doanh nghiệp cần:

• Đối chiếu tên tàu, số chuyến, cảng đi – cảng đến, ETD/ETA với thông tin từ hãng tàu hoặc forwarder.
• Xác nhận rõ cut-off time (thời hạn gửi SI, hạ container, nộp chứng từ) để tránh trễ hạn.

Đây là bước nền quan trọng, giúp bạn chủ động sắp xếp sản xuất – vận chuyển nội địa – thông quan đúng kế hoạch.

2️. Đối chiếu hợp đồng – invoice – packing list

Ba chứng từ này phải thống nhất 100% về:

• Tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng trị giá.
• Mã HS code và điều kiện giao hàng (Incoterms).
   

Nếu có sai lệch dù nhỏ, hãy điều chỉnh ngay để tránh rắc rối khi khai hải quan hoặc thanh toán quốc tế.

3. Chuẩn bị bộ chứng từ hải quan đầy đủ

Bộ chứng từ tiêu chuẩn thường gồm:

• Tờ khai hải quan
• Invoice và Packing list
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)
• Giấy kiểm dịch, kiểm định (nếu có)
• Vận đơn nháp (Draft B/L) để kiểm tra thông tin trước khi phát hành bản chính.

NBL Logistics khuyến khích khách hàng gửi trước bản draft B/L cho đại lý hoặc người nhận để cùng xác nhận thông tin.

4. Kiểm tra kỹ thông tin trên B/L draft

B/L là chứng từ quan trọng nhất trong vận chuyển quốc tế.
Trước khi xác nhận bản chính, cần xem lại các chi tiết sau:

• Tên người gửi (Shipper) và người nhận (Consignee)
• Mô tả hàng hóa, số container, số seal, cảng xếp – cảng dỡ
• Ngày phát hành và số vận đơn (B/L No.)

Nếu phát hiện sai sót sau khi B/L đã phát hành, việc chỉnh sửa sẽ tốn thêm phí, thời gian và ảnh hưởng đến tiến độ thanh toán.

5. Xác nhận giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) đúng form

Mỗi thị trường yêu cầu mẫu C/O khác nhau, ví dụ:

• Form E cho Trung Quốc,
• Form AI cho Ấn Độ,
• Form EUR.1 cho Liên minh châu Âu.

Nếu dùng sai form hoặc khai không chính xác, doanh nghiệp sẽ mất quyền hưởng ưu đãi thuế nhập khẩu – ảnh hưởng trực tiếp đến giá bán và lợi nhuận.

6️. Gửi chứng từ cho đại lý hoặc người nhận đúng thời hạn

Hàng đến cảng mà bên nhập khẩu chưa có bộ chứng từ thông quan là tình huống rất thường gặp.
Để tránh rủi ro này, NBL khuyên bạn:

• Scan và gửi trước bản mềm qua email hoặc hệ thống online.
• Chuyển phát nhanh bộ chứng từ gốc ngay sau khi tàu khởi hành.

Sự chủ động này giúp quá trình thông quan ở đầu nhập khẩu diễn ra nhanh chóng, thuận lợi.

7. Lưu trữ hồ sơ điện tử và bản gốc đầy đủ

Sau khi giao hàng thành công, đừng quên lưu trữ:

• File scan PDF của toàn bộ chứng từ (đặt tên có hệ thống để dễ tra cứu).
• Bản gốc giấy tờ quan trọng như B/L, C/O, invoice để phục vụ đối chiếu khi cần.

Việc lưu hồ sơ đúng chuẩn giúp doanh nghiệp sẵn sàng đối phó khi có kiểm tra sau thông quan hoặc yêu cầu từ khách hàng.

Tổng kết

Chứng từ là “xương sống” của quá trình xuất khẩu.
Khi doanh nghiệp chuẩn bị kỹ từ đầu, bạn sẽ tránh được rủi ro trễ tàu, giảm chi phí phát sinh và tăng uy tín với khách hàng quốc tế.

Tại NBL Logistics, chúng tôi luôn đồng hành cùng doanh nghiệp từ khâu kiểm tra chứng từ – booking – thông quan – giao hàng quốc tế, giúp quá trình vận chuyển diễn ra an toàn, đúng hạn và minh bạch.

Liên hệ NBL Logistics để được hỗ trợ kiểm tra chứng từ xuất khẩu miễn phí và tư vấn tuyến vận chuyển phù hợp nhất cho lô hàng của bạn.

Hỗ trợ KD: 0908 076 377

Tel: (028) 35100062 - (028) 35116978 - (028) 35116979

Email: hoatran@nbl-int.com